مركز صقر للدراسات والبحوث الاستراتيجية Saqr Center for Strategic Studies and Research
مسؤولية اخصائي العلاقات العامة
الكتور مهند العزاوي *
تمثل العلاقات العامة جانبا ً هاما من جوانب المحيط التفاعلي وبضمنه الإدارة سواء في منظمات الأعمال أو في المنظمات الحكومية ، فهي لا تخرج من كونها نشاطا يسعى لكسب ثقة وتأييد الجماهير المختلفة لأهداف وسياسات وإنجازات المنظمة وخلق جو من الألفة والتعاون ما بين المنظمة وجماهيرها المختلفة الداخلية والخارجية. ويعتمد على وجود سياسات مؤسسية سليمة وإعلام واقعي مهني محترف كحزام ناقل للانجاز المؤسسي . وفي ذلك لا تختلف مسؤوليات العلاقات العامة وجمهورها في المنظمات الحكومية عنها في المنظمات والمشروعات الصناعية والتجارية ، فهي كلها تهدف في النهاية إلى خلق جو من الثقة والاحترام والفهم المتبادل ما بين المنظمة وبين الجمهور الداخلي والخارجي.
ليست كل المؤسسات أو الشركات أو المنظمات الرسمية أو غير الربحية لديها اهتمام بالعلاقات العامة و تقوم بتوظيف اختصاصيين دائمين فيها , فإذا كانت تلك المؤسسات أو الشركات أو المنظمات صغيرة فقد تكتفي بالتعاون مع خبراء في العلاقات العامة لتنفيذ برامج محددة, و كلما كبرت الشركات أو المؤسسات وازداد إحساس الإدارة بأهمية العلاقات العامة , فإنها ستقوم بمهامها بشكل منتظم و مستمر , و تبرز أهمية دور رجل العلاقات العامة أمام الإدارات للمؤسسات و الشركات و في حقيقة الأمر فان دور العلاقات العامة ذو شقين :
أولا : أن يعمل على الحيلولة دون وقوع المؤسسة في مشكلات أو كوارث .
ثانيا: أن يعمل على حل عواقب المشكلات أو الكوارث التي تواجه المؤسسة .
مهارات الاتصال لاخصائي العلاقات العامة
لكي يقوم اخصائي العلاقات العامة بدوره كاملا , يجب أن يكون متصفا بمقدرته على استخدام وسائل الاتصال و فهم لإمكانياتها . و يجب أن يكون قادرا على الكتابة بلغة عربية سليمة و معرفة بأسلوب الكتابة الصحفية , كما يجب أن يكون لديه المقدرة على البحث العلمي و استخدام مناهج البحث الملائمة , و من المهم أن يكون لديه إلمام بعلم الاتصال و علم النفس و علم الاجتماع كي يفهم شخصيات الذين يتعامل معهم , و أن يكون لديه فهم لطبيعة عمل و أهداف مؤسسته , وإلمام بالجوانب و المسؤوليات القانونية لشركته نحو المجتمع .
هذا و يجب أن يتسم رجل العلاقات العامة بالموضوعية , و أن يتمتع بمقدرته السريعة على تحليل الرسائل التي تصله من الجمهور , كما يجب أن ينال ثقة رؤسائه و قبولهم لدوره في الشركة , كما يجب أن يملك المقدرة على الاتصال الفعال بالجمهور المتنوع , و بحيث يستطيع كسب ثقتهم و قبولهم له .
و يرى خبراء العلاقات العامة أن اخصائي العلاقات العامة معني بما يلي :
أولا : التأثير في الرأي العام و العمل على المحافظة على وجود رأي عام مرغوب فيه تجاه الشركة /المنظمة , و كذلك فان مهمته جمع المعلومات من الجمهور حول آرائهم و تفسير هذه المعلومات , و تقديمها إلى الإدارة العليا بهدف تسهيل قراراتها الإدارية , و العمل على اتخاذ قرارات تنسجم مع الرأي العام .
ثانيا : القيام بالاتصال و ذلك لإبراز ما تقوم به المنظمة للجمهور الذي يعنيه ما تقوم به المنظمة . ولذا فان من وظيفة رجل العلاقات العامة أن يشرح للجمهور ما تفعله المنظمة , و هو معني كذلك بعرفة مشاعر الجماهير نحو المنظمة , لذا فان الاتصال في العلاقات العامة كما أسلفنا هو اتصال باتجاهين .
ثالثا : القيام بمهمة إدارية استشارية فالعلاقات العامة يتم تصميمها لتلبي أهداف المنظمة /الشركة و لتتكيف مع ظروف التغيير . و لذا فان العلاقات العامة تقدم إلى الإدارة العليا مشورتها من خلال تقييم برامج المنظمة و هي نشاط مخطط له منظم و موجه نحو تحقيق أهداف محددة .
و قد حدد شوارتز مسؤوليات اختصاصيي العلاقات العامة . و هي :
- قياس اتجاهات الجمهور التي تهم الشركة .
- التشاور مع الإدارة في اثر القرارات و الأفعال و التصريحات التي يتم اتخاذها في الجمهور الداخلي و الجمهور الخارجي .
- تطوير مواقف مسموعة في السياسات العامة .
- تواصل وجهات النظر و الأفكار مع صناع القرار في الشركات .
- أن يكون جزءا من نشاطات العلاقات الحكومية و الاستشارة مع الإدارة في الأفعال التي يتم اتخاذها مع التشريعات الحالية أو المقترحة أو الاتجاهات التي تؤثر في عمليات الشركة .
- صياغة السياسات و البرامج المصممة لتشجيع اتجاهات الجمهور المرغوبة تجاه الشركة و الحفاظ عليها .
- إدارة العلاقات الصحفية و الإشراف عليها بما فيها عمل النشرات الصحفية و توزيعها .
- للتنسيق مع رؤساء الأقسام حول صياغة و جدولة ما سيتم نشره .
- الاحتفاظ بملفات لما يتم نشره حول الشركة و أعمالها , و تحليل ما تكتبه الصحافة المعارضة أو المؤيدة و مناقشته مع المسؤولين و القيام بالتوصيات الضرورية .
- مساعدة مديري الأقسام و الإدارات في تطوير و تنسيق البرامج التي ستشارك بها الشركة في مناسبات خاصة.
- التنسيق و المساعدة في ظهور أفراد الشركة و إلقاء خطب أمام المجموعات و الأندية و المؤتمرات و المنظمات .
- تحضير الميزانية التقديرية لقسم العلاقات العامة و الموافقة على صرف ما يخصص له للقيام بأعماله .
- التخطيط و الإشراف على الحملات الإعلانية إذا كان الإعلان تابعا للعلاقات العامة .
- تنسيق عضوية الشركة و مدى مساهمتها في الأندية و المؤسسات و الروابط المختلفة.
- الإشراف على سياسة التبرعات و إدارتها .
- الموافقة على طلبيات المواد الضرورية لسير أعمال قسم العلاقات العامة.
- الإشراف على برامج الاتصال للمستخدمين في الشركة بما فيها إصدار صحيفة للشركة
- تنسيق و ترتيب المطبوعات و المواد الأخرى للمساهمين .
- التخطيط و تحديد المهمات و الإشراف على موظفي قسم العلاقات العامة .
- القيام بمهمات محددة من قبل رئيس شركة .
العلاقات العامة سياسة منضبطة بمنهجيات وممارسات وسلوكيات يدخل في فلكها الانسان والعقل وهما عناصر التفاعل المؤسسي والمجتمعي ولعل اخصائي العلاقات العامة يشكل همزة الوصل بين المؤسسة وجمهورها الخارجي وشبكة ربط مع جمهورها الداخلي انه الرجل المهم في ميدان العلاقات العامة ومسؤولياته كبيرة متعددة .
مقتطفات من مادة الابتكار في العلاقات العامة اعداد الدكتور مهند العزاوي
*خبير تدريب - تنمية مهارات
15-9-2016
