الخميس , يونيو 29 2017
الرئيسية / غير مصنف / تنظيم الاجتماعات فى المؤسسات

تنظيم الاجتماعات فى المؤسسات

 تنظيم الاجتماعات فى المؤسسات 

فى الشركات الصغيرة الحجم غالبا ما يكون الجميع يعرفون بعضهم البعض وعلى علم بكل ما يجرى فى العمل دون الحاجة إلى تنظيم اجتماعات رسمية ليحدث اتصال بينهم ، على العكس فى الشركات الكبيرة الحجم ومن هنا كان احد أسباب عقد الاجتماعات حيث ان الأشخاص يعملون فى إدارات وأقسام مختلفة ولابد من وجود نظام رسمي للاتصال فيما بينهم بدلا من القنوات غير الرسمية للاتصال التي تكون موجودة فى الشركات لنقل الشائعات وللثرثرة .

 

ويمكن ان نحدد سببان أساسيان لعقد الاجتماعات الرسمية المنتظمة :-

·        من اجل تحقيق مستوى أفضل للاتصال (توصيل المعلومات)

حيث تعقد الاجتماعات من الناحية العملية بهدف :

1.     التزويد بالمعلومات Provide Information

2.     الحصول على المعلومات Get Information

3.     تبادل المعلومات Exchange Information

 

·        من اجل تحقيق مستوى أفضل فى المراقبة والمتابعة

حيث ان الشركات تكون لها أهداف وخطط لتحقيق هذه الأهداف وتكون اجتماعات المراجعة هنا ذات فائدة وأهمية كبيرة لمراقبة ومراجعة وتعديل العمليات والأنشطة المختلفة التي تتم فى الشركة من اجل تحقيق الأهداف .

ويمكن تلخيص فوائد الاجتماعات فيما يلي :-

·        الاجتماعات تعد وسيلة هامة من وسائل توصيل المعلومات

·        تعتبر وسيلة ملائمة وعملية لتحقيق الأهداف .

المشكلات المرتبطة بالاجتماعات :

توجد مشكلتان رئيسيتان :

1.     الاجتماعات تستهلك موارد Resources  وخاصة الوقت (وقت الموظفين الرئيسيين)

2.     قد تدار بشكل سيئ مما يؤدي إلى ضياع الموارد

 

أمثلة لبعض الاجتماعات السيئة:-

1.     تناول موضوعات تافهة

2.     حضور اجتماع طويل وليس لك علاقة بمحتواه إلا بالقليل منه

3.     عدم وجود محتوى أو جدول محدد للاجتماع

تنظيم الاجتماعات Organize Meetings

هناك عدة أسباب تؤدي إلى فشل الاجتماع :-

1.     عدم إخطار المشاركين في الاجتماع مسبقا

2.     عدم وجود جدول أعمال محدد أو اجندة للاجتماع

3.     عدم وجود رئيس للاجتماع

4.     وجود ضغوط دفينة فى نفوس المشاركين فى الاجتماع مما يؤدي إلى الشعور بعدم الراحة فى التعبير عن الرأي

 

ولتجنب ذلك لابد ان تتم عمليات إعداد للاجتماع كما يلي :-

1.     ما هو  الهدف من الاجتماع ؟

2.     من هم الأشخاص الذين لابد ان يشاركوا فى الاجتماع ؟

3.      متى وأين سيعقد الاجتماع ؟

4.     كيف سيتم أخطار المشاركين ؟

5.     ما هو الوقت اللازم لتغطية موضوعات الاجتماع ؟

يجب عليك عدم الدعوة لعقد اجتماع إذا :-

·        لم يكن هناك هدف محدد

·        لم يكن هناك حاجة لجمع معلومات من المجموعة

·        كانت هناك طرق أفضل لتحقيق نفس النتائج

·        كانت تكلفة الاجتماع أعلى من الفائدة المتوقعة منه

مقتطفات من مادة تنظيم الاجتماعات – مركز كواترو للتدريب

19-5-2017

عن admin

شاهد أيضاً

القيادة الفاعلة وتصنيف الجمهور.. الخبير الاستراتيجي الدكتور مهند العزاوي

القيادة  الفاعلة وتصنيف الجمهور الدكتورمهند العزاوي* اصبحت العلوم الاستراتيجية بفروعها المتعددة والتخصصية من ابرز المتطلبات …

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *