الخميس , يونيو 29 2017
الرئيسية / التدريب وتنمية المهارات / أنواع الاجتماعات وعناصر نجاحها

أنواع الاجتماعات وعناصر نجاحها

 

أنواع الاجتماعات وعناصر نجاحها

31-3-2017

الاجتماعات الثنائية والمتعددة الأطراف

هي شكل من أشكال الاتصالات الرسمية، التي لا نبالغ أن نقول بأنها من أكثر وسائل الاتصال أهمية في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات الإقليمية والدولية أو على مستوى المنظمات الحكومية. والاجتماعات في ميدان العلاقات الدولية، هي تجمعات رسمية لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل الآراء، والعمل على انتاج قرارات تتعلق بموضوع أو قضية تدور حولها الاجتماعات.  

الفرق بين الاجتماعات والمؤتمرات

        نوع الحضور: حسب حجم المؤتمر والغرض منه والدعوة والترويج له سيكون هناك أشخاص لهم ثقلهم ومراكزهم في حين أن الاجتماعات قد تحضرها شخصيات اقل اهمية وأقل وزن حسب نوع الاجتماع.

        عدد الحضور: إذا كان عدد الحاضرين والمشاركين او المدعوين أو المنظمين 10 فأكثر إلى 1000 شخص فذلك يطلق عليه مؤتمر، أما إذا تراوح من شخصين إلى عشرة أشخاص فأقل أطلق عليه اجتماع.

        مدة الانعقاد: هناك اعتبارات أخرى كالمدة الزمنية والوقت المستغرق (إذا كان من ساعة واحدة إلى 3 ساعات سمي اجتماعاً أما إذا كان من يوم واحد إلى أسبوعين سمي مؤتمراً).

        مقر الانعقاد: المؤتمرات غالباً ما تعقد في قاعات خارجية بعيداً عن مقرات الجهة المنظمة. بينما تعقد الاجتماعات غالباً في غرفة اجتماعات، داخل ابنية الجهات المنظمة.

أنواع الاجتماعات من حيث المشاركين

1.    الاجتماعات الثنائية.

2.    الاجتماعات المتعددة الأطراف.

  

أنواع الاجتماعات من حيث التوقيت

1.    اجتماعات موضوعية: وهي الاجتماعات التي تعقد وقتما تتطلب الحاجة لمناقشة موضوع محدد بين اطرافه.

2.    اجتماعات دورية: وهي الاجتماعات التي تعقد بموجب آلية انعقاد زمنية مقرة ومستمرة.

3.    الاجتماعات الطارئة: وهي الاجتماع الذي يعقد بين أطراف تشكيل إقليمي او دولي او عالمي لمناقشة وتفادي تطورات موضوع خطير ذي صبغة عواقب إنسانية أو أمنية فادحة.

أنواع الاجتماعات الدولية من حيث الغرض

1.    اجتماعات تنسيقية ومعلوماتية: لا يشترط لها عدد معين من المشاركين، وتصدر فيها الأوامر من رئيس الاجتماع إلى المشاركين، مع السماح لطرح بعض الأسئلة، ويتم فيها التركيز على محتوى الاجتماع، والغرض منها هو الإخبار والإعلام وليس النقاش وتتحقق بها المهمة الانضباطية والإعلامية للاتصال.

2.     اجتماعات صنع القرار: يكون فيها عدد الحاضرين صغيراً ومحدوداً، وتكون فيه المشاركة الفعالة من جميع الحاضرين بالحوار والنقاش، ويركز فيه على التفاعل وحل المشاكل وأخذ الآراء والأفكار التي تبنى عليها توصيات الاجتماع تتحقق بها المهمة الإقناعية والتكاملية للاتصال.

عناصر نجاح الاجتماعات

1.           التحضيرات الناجحة.

2.           التوقيت الصحيح.

3.           الدعم الإداري والتقني الكافي والخلاق.

4.           جدول الأعمال الذكي.

5.           الحوار المسبق والتنسيق مع الشركاء.

6.           مواضيع النقاش الجدية.

7.           القيادة الآنية الحاسمة.

8.           الإدارة الصحيحة للوقت.

9.           التنسيق المستمر والتناغم بين رئيس وهيئة ركن الاجتماع.

10.       متابعة تنفيذ القرارات والاستنباط الصحيح للدروس.

مادة العلاقات العامة والبروتوكول والاتكيت – مادة تدريب

عن admin

شاهد أيضاً

مهارات بناء مؤشرات الأداء KPI’s

مهارات بناء مؤشرات الأداء KPI’s تعد مؤشرات الأداء أدة فعالة للتحقق من مدى تحقيق الأهداف …

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *